哪些人需要备份？

财务文件保管者

如果你需要留存对账单、发票或报税所需的凭证，关键在于：当原电脑或文件无法使用时，你能否找到一份可用的副本并成功还原。

重视隐私的便携硬盘用户

如果你会随身携带副本，或将副本存放在主电脑之外，请考虑硬盘丢失时如何保护其中的记录，以及换用新电脑后如何解锁硬盘。

希望轻松恢复数据的用户

如果文件经常更新，自动备份选定文件夹可以减少手动复制的工作。不过，账户访问权限，以及服务对文件版本和删除文件的限制，仍会影响你能够恢复的内容。

选择时要关注什么？

备份财务记录时，应先确定恢复目标，再选择存储设备：恢复指定文件与恢复整台电脑所需的备份范围并不相同。英国国家网络安全中心建议将重要备份数据存放在安全的独立位置；如果副本始终连接着原电脑，可能会受到同一事故的影响。

本地硬盘

适合以下情况：你想为大量档案保存一份实体副本，或需要存储空间来备份更大范围的电脑数据。

需要考虑：你必须定期更新并测试副本，然后将其单独存放；如果硬盘一直连接着电脑，也无法防范所有可能影响电脑的事故。

云端文件夹备份

适合以下情况：你需要频繁备份当前文件夹，又不想手动定期操作硬盘。

需要考虑：能否恢复文件取决于账户访问权限、选定文件夹的备份范围，以及服务对文件版本和删除文件的规定；同步功能不一定等同于整台设备备份。

本地与异地副本

适合以下情况：如果丢失某台设备或某个地点的文件，报税凭证或其他财务记录将很难重新整理。

需要考虑：两种恢复方式需要更多管理工作，而且每份副本都需要采取适当的访问保护措施，并偶尔进行还原测试。

关注点 需要检查什么 哪些人需要关注
丢失后的恢复能力 不使用时，将副本存放在异地或断开连接，并尝试从中还原一份文件。 如果电脑故障或文件损坏，我需要一份仍然可以打开的副本。约 33% 的消费者最优先考虑单次丢失事故后的恢复能力。
隐私与访问权限 确认哪些内容经过加密，以及如何在不把恢复信息与硬盘放在一起的情况下重新获得访问权限。 随身携带包含个人财务信息的记录时，我需要防止他人未经许可访问，同时也要避免把自己锁在文件之外。约 27% 的消费者优先考虑隐私保护和可恢复的访问权限。
文件是否保持最新 确认哪些文件夹会自动复制，以及如何还原较早版本或已删除的文件。 我的对账单和扫描件经常更新，因此希望文件副本能保持最新，不必每次都记得手动传输。约 27% 的消费者最优先考虑自动保存文件。
档案与设备备份范围 先确定需要备份指定文件夹还是整台电脑，再检查存储容量和还原流程。 如果我需要备份的不只是几个文件夹，就必须考虑更大范围的档案或电脑内容。约 13% 的消费者最优先考虑广泛的备份范围和存储容量。

备份时要避免的错误

  • 把同步文件夹当作唯一备份

    删除文件或进行不想要的修改，都可能影响同步副本。云端恢复功能各有服务限制，因此较早的文件版本未必会一直保留。

    请检查服务对文件版本和删除操作的管理方式，并为难以重新整理的记录另存一份独立副本。

  • 加密硬盘，却没有考虑如何解锁

    加密可以保护丢失硬盘中的记录，但 Crucial 提醒，使用其 Portable SSD Utility 锁定硬盘后，如果忘记密码，将无法通过该工具恢复数据。

    依赖硬盘锁定功能之前，请先制定恢复方案，并将相关信息与硬盘分开保存；同时在用于恢复文件的电脑上测试访问权限。

  • 让唯一的本地副本始终保持连接

    英国国家网络安全中心曾指出，勒索软件可能影响已连接的 USB 存储设备和网络存储设备，以及原电脑中的文件。

    完成本地备份后，只要条件允许，就断开硬盘连接；或者在其他位置保留另一份受保护的副本。请确认能够读取已存储的文件。

  • 以为一块大容量硬盘就能应对所有数据丢失情况

    容量再大，也无法改变本地硬盘与它所备份的电脑位于同一地点这一事实。

    对于重要记录，请额外保留一份异地或单独存放的副本，并定期检查两份副本是否都包含你需要的文件。

相关品牌与服务

Crucial

可作为便携式 SSD 的参考选择，部分型号配备硬盘锁定功能。

  • Crucial 表示，其 Portable SSD Utility 可以锁定和解锁支持该功能的硬件加密硬盘。
  • Crucial 提醒，如果丢失密码，就无法通过该工具恢复已存储的数据；启用前请核对具体型号，并提前规划凭据恢复方式。

Seagate

可作为本地外置硬盘存储的参考选择，产品包括 One Touch 系列。

  • Seagate 表示，One Touch 外置硬盘配备密码保护和 AES-256 硬件加密。
  • 依赖其备份或解锁功能前，请先确认具体硬盘的容量、兼容电脑和软件要求。

Microsoft

适合将最新文件保存在受支持的 Windows 文件夹中的用户选择云端文件夹备份。

  • Microsoft 表示，OneDrive 电脑文件夹备份可以自动备份并同步“桌面”“文档”和“图片”文件夹。
  • 备份选定文件夹不等于备份整台电脑以便恢复；请确认账户恢复方式及适用的文件还原功能。

Apple

适合在多台 Apple 设备间管理文件的用户使用 iCloud Drive。

  • Apple 支持说明，最近删除的 iCloud Drive 文件可在 30 天内恢复。
  • Apple 表示，永久删除的文件无法恢复。对于必须长期保留的记录，请另存一份副本，以免超过服务的恢复期限。

Google

适合使用 Google Drive 文件版本功能的用户通过云端管理文件。

  • Google Drive 帮助中心介绍了查看和保留已上传文件版本的相关功能。
  • Google 表示，文件版本可能会在 30 天后，或在出现 100 个更新版本后被永久删除，除非将其标记为永久保留。长期保存的记录请检查保留设置。

Joybuy 本地存储选择

这些外置硬盘和便携式 SSD 可以用来保存财务记录副本或更大范围的档案。请先确定备份范围，再检查具体型号的保护功能、电脑兼容性和还原流程；仅有一块硬盘并不能实现异地备份。

黑色 Western Digital My Passport 2 TB 便携式外置硬盘

Western Digital My Passport 便携式外置硬盘，2 TB，黑色

如果你想为文件夹或档案保存一份便于携带的副本，可以考虑这款本地硬盘。

存储敏感记录前，请确认具体型号的密码保护方式，以及能否在用于恢复数据的电脑上解锁。请另行保存一份副本。

Joybuy
银色 Western Digital My Passport Ultra for Mac 5 TB 便携式外置硬盘

Western Digital My Passport Ultra for Mac 便携式外置硬盘，5 TB，银色

如果你的档案需要更大的存储空间，或计划备份更大范围的电脑数据，可以考虑这款本地硬盘。

从产品名称可知，这是 Mac 版本；请确认它与用于恢复数据的电脑兼容，并了解具体型号的解锁流程。重要记录还应另存一份副本。

Joybuy
黑色 Samsung MU-PE1T0S 1 TB USB Type-C 便携式 SSD

Samsung MU-PE1T0S 便携式 SSD，1 TB，USB Type-C 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2），黑色

如果你需要在兼容设备之间移动已存储的记录，可以考虑使用便携式 SSD 保存本地副本。

请确认该型号是否具备你需要的加密和凭据恢复功能，并了解如何及时更新文件夹副本。请在硬盘之外另存一份副本。

Joybuy
支持 MagSafe 吸附的 Lexar ES5 1 TB 便携式 SSD

Lexar ES5 便携式 SSD，1 TB，USB 3.2 Gen2x2，MagSafe

如果这款便携式存储设备的接口适合你存放记录的设备，可以考虑将其用于本地存储。

产品名称标注了 IP65 防护等级和最高 2000 MB/s 的传输速度，但这些信息并不能说明它具备文件备份功能。将其用于财务文件前，请确认应用程序支持的文件夹类型、加密功能和兼容设备。

Joybuy

常见问题

我应该备份财务文件夹，还是备份整台电脑？

如果你只需要恢复对账单、发票和扫描件等指定记录，备份选定文件夹即可；如果还需要恢复更多文件、应用程序或设置，则应选择整台电脑备份方案。可以尝试还原一个示例文件，确认所选方案具体包含哪些内容。

使用加密硬盘后，还需要保留另一份副本吗？

需要。加密用于防止未经授权的访问，却无法解决唯一可恢复副本丢失的问题。英国信息专员办公室将加密视为保护已存储个人信息的一种方式，而英国国家网络安全中心建议将重要备份数据单独存放。请妥善保管访问凭据，并另存一份副本。

将财务记录存入云端前需要检查什么？

请检查账户恢复方式、账户保护强度、备份涉及哪些文件夹，以及较早版本或已删除的文件可以恢复多长时间。同步文件夹可能会将不需要的更改同步到其他设备，因此，对于难以重新整理的记录，请另存一份独立副本。

英国税务记录应该保留多久？

保留期限取决于记录类型和纳税申报表。GOV.UK 表示，适用的工资和税务记录应至少保存至相关纳税年度结束后的 22 个月。请根据自身情况查阅相关指南，不要把单一备份设备当作完整的记录保留方案。

仅使用备份硬盘，是否就符合数字化报税（Making Tax Digital）的记录要求？

不符合：仅仅保存备份副本，并不能证明所需的数字记录已正确创建和保存。英国税务海关总署表示，适用所得税数字化报税（Making Tax Digital for Income Tax）要求的人，仍须保留用于准备申报表的原始凭证或副本。请另行核对适用的记录保存要求，不要将其与备份方式混为一谈。