受公司政策约束的混合办公人群
如果你需要在家和办公室使用工作文件，首先要确认每个账号、设备和存储位置是否都经过批准。英国信息专员办公室提醒，个人所有的 USB 闪存盘和外置硬盘可能会将数据转移到不安全的存储位置；即使零售渠道购买的硬盘经过加密，也不代表它自动成为获准使用的方式。
不同人群该采用哪种流程？
使用获批云端流程的人群
如果公司提供云端工作区或受管理笔记本电脑，应重点确认如何访问所需文件，以及公司的恢复流程，而不是自行创建个人副本。Microsoft 说明，OneDrive 和 SharePoint 的版本历史与保留设置可由不同层级进行管理。
获准进行离线传输的人群
如果公司允许为特定任务使用可移动存储介质，请确认获批的设备类型、加密要求，以及谁可以恢复访问权限。英国国家网络安全中心建议组织评估已连接外设的风险，因此接口兼容并不代表你获准使用该存储设备。
选择时要关注什么？
选择存储设备前，请先确认获批的账号、公司提供的设备和文件恢复流程。获准使用的离线硬盘与安全密钥用途不同：安全密钥有助于登录，但不会保存备份。
| 关注事项 | 检查内容 | 适用人群 |
|---|---|---|
| 使用许可与数据隔离 | 确认获批的账号和设备，包括是否允许使用公司配发或列入许可名单的可移动存储介质。 | 切换工作地点时，我需要确保公司文件始终保存在获批的账号和设备中；约 36% 的消费者会优先考虑使用许可与数据隔离。 |
| 受管理的恢复流程 | 确认获批流程涵盖哪些文件、由谁负责恢复，以及适用哪些版本历史或保留设置。 | 如果较早版本的文件丢失，我需要通过公司支持的方式将其恢复；约 29% 的消费者会优先考虑受管理的恢复流程。 |
| 获准的离线访问 | 确认获准使用的设备和接口、加密要求，以及由谁管理恢复权限。 | 我可能需要在没有网络连接时访问工作文件，但只能通过获准的离线流程；约 21% 的消费者会优先考虑获准的离线访问。 |
| 安全的账号访问 | 确认公司是否支持 FIDO2 安全密钥、要求的连接方式和更换流程。 | 比起随身携带另一份文件副本，我更需要从不同地点访问获批账号；约 14% 的消费者会优先考虑安全登录。 |
常见选购误区
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未确认使用许可，就先买加密硬盘
英国信息专员办公室指出，个人所有的 USB 闪存盘和外置硬盘可能会导致数据被存储在不安全的位置。英国国家网络安全中心也提到，组织可能会限制外设的访问权限。
请向政策负责人确认该任务是否允许使用可移动存储介质；如果允许，还要确认设备是否必须由公司配发或列入许可名单，以及如何管理数据恢复。
如果公司不允许使用，这块为工作任务购买的硬盘可能就派不上用场。
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以为标注了加密，就能获准存储工作文件
加密可以保护设备上存储的数据，但无法决定谁可以复制文件、哪些数据可以存储，也无法说明组织将如何恢复文件。制造商标注的加密功能，不等于公司批准使用。
只在公司已授权的设备类别中比较加密规格，并另外确认该设备的访问、恢复和数据处理要求。
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以为所有云同步文件夹的恢复功能都一样
Microsoft 说明，OneDrive 和 SharePoint 的版本历史及保留功能可通过管理设置进行控制。工作文件适用哪些设置，取决于公司的配置。
在依赖同步功能恢复文件前，请向服务负责人确认哪些文件夹受保护、谁可以恢复文件，以及文件版本被删除后会如何处理。
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用安全密钥代替备份
FIDO2 安全密钥用于验证用户是否有权访问受支持的账号；它不会创建可恢复的工作文件副本。
如果公司的登录系统支持，请使用公司批准的安全密钥；文件恢复仍应遵循公司获批的备份流程。
适用于获批流程的品牌
Microsoft
如果公司使用 Microsoft 365、OneDrive、SharePoint 或受管理的 Windows 设备处理工作文件，Microsoft 相关服务值得关注。
- Microsoft 说明，OneDrive 和 SharePoint 的版本历史上限及保留控制均可配置；请确认你的账号和文件适用哪些设置。
- Microsoft 表示，组织管理的设备通常由 IT 部门管理 BitLocker。设备支持该功能，并不代表个人硬盘或工作文件的独立副本已获准使用。
Kingston IronKey
如果公司明确批准在特定工作流程中使用便携式加密 SSD，Kingston IronKey 值得关注。
- Kingston 介绍称，IronKey Vault Privacy 80 VP80ES 采用 XTS-AES 256 位硬件加密，并提供独立的管理员和用户密码模式。
- 这些特定型号的功能并不代表公司已批准使用，也不能证明其恢复机制符合特定组织的规定。
iStorage
如果公司明确允许使用 PIN 验证的 USB 硬盘存储工作文件，iStorage 值得关注。
- iStorage 介绍称，datAshur PRO² 是一款通过 PIN 验证的硬盘，采用 AES-XTS 256 位硬件加密。
- 这款硬盘具备加密功能，并不代表你获准连接设备、将工作文件复制到其中，或将其用作公司支持的备份方案。
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工作文件备份常见问题
加密后，可移动硬盘就能作为合适的工作备份吗？
不能。加密可以在硬盘丢失时保护其中存储的数据，但它不能代替公司批准、文件版本恢复或由组织管理的恢复流程。使用可移动存储介质保存工作文件前，请先确认这些要求。
依赖获批的云服务前，我应该检查什么？
请确认获批的账号、受保护的文件夹，以及谁可以恢复文件。对于 Microsoft OneDrive 和 SharePoint，Microsoft 说明，版本历史上限可在多个管理层级设置，保留功能则可通过策略或标签进行管理。因此，请确认你的工作文件适用哪些设置，不要想当然地认为只要开启同步，就能满足所需的恢复要求。
如果加密的 Windows 硬盘需要恢复，该怎么办？
根据 Microsoft 支持文档，如果 BitLocker 加密的硬盘无法自动解锁，就需要使用恢复密钥。对于受管理的工作设备，请先向 IT 部门确认由谁保管密钥，以及如何授权恢复，再依赖该硬盘存储工作文件。
硬件安全密钥可以备份工作文件吗？
不能。FIDO2 安全密钥用于验证用户是否有权登录受支持的服务或设备，不会存储文件备份。只有在公司支持的情况下才使用安全密钥，并同时遵循获批的文件备份流程。