哪些人需要这样的备份方案？

将自我评税申报资料和家庭记录数字化的人

如果你正把扫描件和对账单从纸质文件或零散文件夹中整理出来，就需要清楚每份记录保存在哪里，以及如何恢复。英国税务海关总署表示，记录的保存期限取决于申报情况，因此，规划存储空间和文件夹结构时，应考虑到需要长期留存的资料。

随身携带敏感文件的人

将财务或身份文件的副本存放在便携硬盘中，一旦硬盘丢失或被盗，就需要谨慎处理。英国信息专员办公室介绍了加密如何保护已存储的个人信息；请将打开加密副本所需的凭据另行妥善保管。

需要备份多台设备的家庭

如果记录分散在多台电脑或手机上创建，设置自动备份有助于更轻松地保留最新副本。请确认备份涵盖哪些文件夹、如何恢复文件，以及在服务的恢复期限结束后是否仍有其他副本可用。

哪种备份方式更适合你？

外置硬盘

适合以下情况：你想要一份无需联网即可访问的本地副本。

需要权衡：英国国家网络安全中心提醒，连接中的 USB 备份也可能受到勒索软件影响；两次备份之间，应断开硬盘并将副本单独存放。

云存储

适合以下情况：你需要在多台设备间访问文件，并希望保留一份异地副本。

需要权衡：访问文件需要账户和网络连接。微软支持和 Apple 支持介绍的恢复功能都有期限限制，因此，如果想依靠同步服务长期保存记录，请先查看服务条款。

网络附加存储（NAS）

适合以下情况：多台设备需要一个集中式本地存储位置，而且你愿意自行管理。

需要权衡：NAS 需要设置访问权限、及时更新，并配置另一个备份位置；放在家里并不等于拥有异地副本。

本地副本与异地副本

适合以下情况：税务、身份或家庭记录一旦丢失会造成严重不便，而且你希望在不同地点保存副本。

需要权衡：你需要维护并检查两个存储位置，确认每个位置都有最新文件，并且文件可以恢复。

关注点检查事项适用人群
恢复近期文件 确认记录文件夹已纳入备份，并测试能否恢复文件或较早版本。 我会定期添加扫描件和对账单，希望误删文件时能够找回。约 42% 的消费者最看重轻松恢复近期文件。
隐私与隔离 检查加密方式和凭据的保存位置、云账户保护措施，以及副本能否断开连接。 存储敏感文件时，我担心硬盘丢失，或安全事件波及所有已连接的副本。约 33% 的消费者最关心如何保护并隔离记录。
本地管理与存储容量 为新增记录和文件版本预留空间；检查设备兼容性和是否有异地存储位置。 如果多台设备都在向不断扩大的资料库存入文件，我希望拥有一个可以自行管理的本地存储位置。约 25% 的消费者将管理自主性和存储容量视为首要考量。

备份时应避免的错误

  • 让唯一的备份硬盘一直处于连接状态

    英国国家网络安全中心提醒，勒索软件可能影响已连接的 USB 存储设备和网络存储，也可能波及原始文件。

    对于重要记录，不使用时请断开备份设备，或轮换使用备份副本，并将其与日常使用的电脑分开存放。

  • 把云同步当作永久保存方式

    文件恢复功能都有期限限制：微软支持说明，OneDrive 文件版本的恢复期限为 30 天；Apple 支持说明，最近删除的 iCloud 文件可在 30 天内恢复；Google 云端硬盘帮助中心表示，较早上传的文件版本可能会在 30 天后或新增 100 个版本后被删除。

    请查看所用服务的条款，并为需要超出恢复期限继续保存的记录保留一份独立副本。

  • 启用加密，却没有提前规划如何访问

    加密有助于保护已存储的信息，但能否访问加密备份取决于相应凭据。群晖表示，在此处提到的 Hyper Backup 设置中，任务完成设置后，客户端加密密码无法更改。

    请使用强度高且独一无二的密码，并将恢复所需的信息单独妥善保管。

  • 还没整理文件清单，就先决定存储容量

    如果扫描件或对账单保存在所选文件夹之外，备份程序可能会漏掉这些文件。随着时间推移，文件版本和新数字化的记录也会让资料库越来越大。

    列出需要保护的文件夹，查看当前占用空间，为未来增长预留容量，并从每个重要位置恢复一个文件，测试备份设置是否正常。

相关品牌与服务

Microsoft

对于以 Windows 设备为主的家庭，文件历史记录和 OneDrive 可用于本地备份、云同步文件夹，也可以两者搭配使用。

  • 微软支持表示，文件历史记录可将所选文件备份到外置硬盘或网络位置，而 OneDrive 提供文件早期版本。
  • 此处提到的 OneDrive 支持说明显示，文件版本的恢复期限为 30 天；需要保存更久的记录，请另行归档。

Apple

使用 Apple 设备的家庭可以通过 iCloud Drive 在多台设备间访问文件，同时另行保存一份归档副本。

  • Apple 支持介绍了如何将 iCloud 信息复制到另一份归档中。
  • Apple 支持说明，最近 30 天内删除的 iCloud 文件可以恢复；若要将记录保存多年，请勿只依赖此功能。

Google

对于已经在 Google 服务中整理上传文件的家庭，Google 云端硬盘是一个可选方案。

  • Google 云端硬盘帮助中心介绍了如何查看和保留上传文件的不同版本。
  • 除非标记为保留，否则较早上传的文件版本可能会在 30 天后或新增 100 个版本后被删除；请检查相关设置，并另存一份副本。

Synology

对于愿意管理 NAS 及其备份位置的家庭，Synology 的 Hyper Backup 值得考虑。

  • Synology 介绍，Hyper Backup 支持多版本恢复、加密和多个备份位置。
  • 相关设置说明指出，完成设置后，客户端加密无法关闭，密码也无法更改；启用前请规划好凭据的保存方式。

Samsung

Samsung 便携式 SSD 可用于本地存储；具体安全功能需按准确型号核实。

  • Samsung 英国官网说明，T7 Touch 支持指纹或密码解锁，并采用 AES 256 位加密。
  • 不要以为所有 Samsung 硬盘都具备 T7 Touch 的这些功能，其他 T7 版本也不例外。

适合本地备份的外置 SSD

以下便携式 SSD 可用于保存家庭或税务记录的可移动本地副本。请选择适合设备的容量和接口，再确认如何备份正确的文件夹，以及如何另行保存一份副本。

蓝色 Samsung T7 Shield 1 TB 便携式 SSD

Samsung T7 Shield 1 TB 蓝色便携式 SSD

适合作为本地记录副本的可移动存储设备。商品标题标明容量为 1 TB，接口为 USB 3.2 Gen 2；请确认你的设备和备份软件支持备份所需文件夹。

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灰色 Samsung T7 2 TB 便携式 SSD

Samsung T7 2 TB 灰色便携式 SSD

如果你的资料库需要商品所标注的 2 TB 容量，可考虑将这款可移动硬盘用作本地备份位置。商品标题标明接口为 USB 3.2 Gen 2；请确认设备兼容性，以及记录文件夹的备份方式。

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蓝色 Samsung T7 1 TB 便携式 SSD

Samsung T7 1 TB 蓝色便携式 SSD

如果 1 TB 容量足以容纳未来新增的文件和版本，这款可移动硬盘可用作本地记录存储设备。商品标题标明接口为 USB 3.2 Gen 2；请确认接口兼容性和文件夹备份方案。

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Lexar ES5 1 TB MagSafe 便携式 SSD

Lexar ES5 1 TB MagSafe 便携式 SSD

这款 1 TB 可移动存储设备可用于保存本地副本，商品标题标明支持 USB 3.2 Gen 2x2，防护等级为 IP65。请确认设备接口、所需的加密方式，以及备份工具是否涵盖记录文件夹，而不只是媒体文件。

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粉色 DigiEra LPS2000M-3 1 TB 磁吸式便携 SSD

DigiEra LPS2000M-3 1 TB 粉色磁吸式便携 SSD

这款支持 USB 3.2 Gen 2x2 的硬盘可移动使用，适合保存本地记录副本。请确认它与需要备份的设备兼容，并了解所需的加密和文件恢复设置。

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关于记录备份的常见问题

自我评税申报资料应该保存多久？

保存期限取决于你的具体情况。英国税务海关总署表示，对于在截止日期当天或之前提交的申报，通常应从相关纳税年度结束起至少保存 22 个月；逾期申报、业务记录或英国税务海关总署开展调查时，适用的期限可能不同。请根据记录对应的保存期限设置备份保留时间。

已经使用云存储，还需要单独保存一份副本吗？

如果记录丢失会造成严重影响，请保留一份独立副本。英国国家网络安全中心提醒，安全事件可能波及已连接的备份位置；云服务也可能限制已删除文件或旧版本的可恢复时间。

存有财务文件的硬盘需要加密吗？

便携硬盘中存有敏感家庭记录时，加密是一项值得考虑的保护措施，前提是你能妥善保管安全打开硬盘所需的凭据。英国信息专员办公室介绍了加密对已存储个人信息的保护作用；但其面向机构的指引并未规定个人家庭备份普遍负有法定加密义务。

如何确认备份能恢复我的文件？

先检查最近添加的记录是否出现在备份中，再尝试恢复一个不重要的文件或文件夹。英国国家网络安全中心建议确认重要数据是否已纳入备份；更改文件夹或备份设置后，请再次进行测试。