工作离不开重要文件的人
如果发票、联系人信息或项目文档是维持工作正常运转所必需的，请优先选择能够恢复文件、且恢复流程易于掌握的备份方式。英国国家网络安全中心（NCSC）建议备份关键数据。
哪些人需要为居家办公文件做备份？
网络不稳定的居家办公环境
如果网络连接不稳定，可以考虑使用本地备份设备，并制定不依赖联网的备份计划。NCSC 指出，在这种情况下，外置存储设备也是一种选择。
需要随身携带敏感工作文件的人
如果需要随身携带少量敏感资料，应权衡便携性和加密功能，同时考虑小型设备丢失的风险。Kingston 介绍了 IronKey Vault Privacy 50 系列的密码和恢复选项；北爱尔兰网络安全中心也建议实际练习数据恢复。
选择备份方式时应该考虑什么？
外置硬盘
适合考虑的情况：需要在没有稳定网络的情况下保存本地副本，或者所选文件及需保留的历史版本所需空间超过小容量 USB 闪存盘的容量。
需要权衡：备份时连接硬盘，完成后断开并妥善保管；如果硬盘一直放在电脑旁，两者会面临部分相同的物理风险。
USB 存储设备
适合考虑的情况：希望随身携带少量重要文件，且文件大小不超过设备容量。
需要权衡：小型设备容易丢失，容量也可能限制可保留的文件版本数量。
云备份与云存储
适合考虑的情况：网络稳定，并希望在线保存工作文件副本。
需要权衡：文件恢复取决于服务的备份范围、保留设置和账户访问权限；单纯同步不一定能提供独立备份。
本地与云端组合备份
适合考虑的情况：电脑或任一备份副本丢失都会严重影响工作，并且你能够维护两种备份位置。
需要权衡：你需要管理更多备份位置和流程；如果云备份包含外置硬盘，请确认相关规则。
NCSC 面向小型机构的指南指出，网络不稳定以及保留独立副本，都是制定实用备份方案时需要考虑的因素。选择备份方式时，应综合考虑文件、电脑和恢复能力，而不应只看容量。
| 关注事项 | 选购时要检查什么 | 哪些人尤其需要关注 |
|---|---|---|
| 能否恢复正确的文件 | 确认备份包含工作文件夹及可能需要的历史版本。Microsoft 表示，文件历史记录可以包含已添加到库中的文件夹；请实际练习恢复文件。 | 如果丢失发票或项目文件会影响我的工作，我希望确认自己能恢复正确的副本。约 29% 的消费者将可恢复性列为首要考虑。 |
| 保留独立副本 | 确认每份副本的存储位置，并检查同一设备、账户或地点是否可能同时影响多个副本。NCSC 建议保留独立副本。 | 如果同一事故可能同时波及原件和备份，我希望将副本另行保存。约 23% 的消费者将备份独立性列为首要考虑。 |
| 网络不稳定时也能正常使用 | 确认备份能否在本地运行，以及电脑是否具备所需接口。NCSC 建议在网络连接不稳定时使用外置存储设备。 | 如果网络不稳定，我需要一种无需联网也能创建和访问的备份方式。约 18% 的消费者将离线使用列为首要考虑。 |
| 容量与兼容性 | 根据计划保留的文件和历史版本选择容量，并确认电脑、接口和备份软件是否完全兼容。对于 Time Machine，Apple 建议使用容量至少为 Mac 存储空间两倍的设备。 | 如果文件、电脑和备份软件都必须适配同一套方案，我希望能综合检查它们的兼容性。约 18% 的消费者将容量和兼容性列为首要考虑。 |
| 能否长期坚持备份 | 确认备份计划、保留设置，以及需要持续管理的账户事项。 | 如果我需要一套能长期坚持的流程，我希望在选择之前了解后续要做的事情。约 12% 的消费者将可持续执行的备份流程列为首要考虑。 |
选购备份设备时要避开的误区
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误以为同步就等于独立备份
服务自带的版本记录或已删除文件恢复功能，未必能为重要工作文件提供所需的独立副本。
确认如何导出和恢复重要文件，并另行保留一份独立副本。
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唯一的本地备份一直连接在电脑旁
已连接的存储设备可能受到恶意软件影响；如果原件和副本放在同一地点，也会面临部分相同的物理风险。
每次备份完成后断开设备，并考虑在其他地点另存一份副本。
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购买加密存储设备，却没有密码恢复方案
Kingston 表示，IronKey Vault Privacy 50 在连续 10 次输入错误的管理员密码后会执行加密擦除。Apple 也指出，恢复加密的 Time Machine 备份时需要输入密码。
在将设备作为唯一备份依赖之前，请先设置恢复凭证，并妥善保管。
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忽略备份服务的文件保留规则
不同服务和设置对已删除文件或历史版本的保留方式可能不同，这会影响可恢复的内容。
查看具体服务的保留设置和账户要求，并实际测试文件恢复。
值得关注的品牌
Seagate
One Touch with Password 系列便携式硬盘适合本地备份工作文件；本次调研的英国市场候选型号为黑色 2TB STKY2000400。
- Seagate 支持页面分别列出了 Windows 首次备份指南和 macOS 镜像备份指南。
- 请确认具体型号和电脑对应的操作流程及加密设置。这些信息适用于该系列，并不适用于所有 Seagate 硬盘。
Kingston
如果加密便携式 USB 存储比存放大量文件更重要，可以考虑 IronKey Vault Privacy 50。
- Kingston 表示，该系列支持 XTS-AES 256 位硬件加密，并提供管理员、用户和恢复密码选项。
- Kingston 表示，连续 10 次输入错误的管理员密码会触发硬盘加密擦除，因此请提前规划凭证恢复方式。
Backblaze
如果你正在考虑为电脑及符合条件的直接连接外置硬盘进行云备份，可以了解 Computer Backup。
- Backblaze 文档介绍了默认保留 30 天的文件版本历史，以及可选的 1 年版本历史。
- 外置硬盘是否符合备份条件，以及断开连接后文件的保留时间，取决于所选设置；Time Machine 备份卷不符合 Computer Backup 的备份条件。
IDrive
如果你希望在一个账户中为多台设备安排定时备份，可以了解 IDrive 在英国提供的服务。
- IDrive 表示，备份文件会一直保留，直至手动删除或通过 Archive Cleanup 移除；服务还提供可选的私有加密密钥。
- 文件保留情况取决于账户管理和清理设置；请查看计划使用的套餐对应的服务条款。
Joybuy 本地文件备份产品推荐
以下产品均为本地连接的工作文件存储设备：容量较大的文件集可选择便携式外置硬盘，文件较少时则可选择 USB 闪存盘。这些产品不代表云备份服务。
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Samsung MU-PG4T0B 4 TB USB Type-C USB 3.2 Gen 2x2 黑色
可用于本地保存工作文件；请确认备份流程涵盖所需文件夹，并确保能够恢复文件。
容量：4 TB；USB Type-C；USB 3.2 Gen 2x2。
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Samsung MU-PE1T0S 1TB USB Type-C 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2）黑色
可用于电脑本地存储；请确认备份软件涵盖工作文件夹，并检查接口是否适配电脑。
容量：1TB；USB Type-C；USB 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2）。
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SanDisk USB Cruzer Blade 64GB
适合随身携带少量工作文件副本；请确认文件及计划保留的历史版本都能存入设备。
容量：64GB；商品页面标注为 USB 闪存盘。
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Western Digital Elements Portable 5TB 黑色 USB 3.0
可用于本地保存工作文档；请确认备份软件和电脑支持计划使用的配置。
容量：5TB；USB 3.0；商品页面说明可用于 Windows 电脑。
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Western Digital Elements Portable 4TB 黑色 USB 3.0
可用于本地备份工作文件；安装前请确认与操作系统兼容。
容量：4TB；USB 3.0。商品说明指出，在 Mac 或其他操作系统上使用时可能需要重新格式化。
工作文件备份常见问题
把文件保存在云端文件夹里，能算充分备份吗？
不一定。NCSC 建议确认重要数据已经备份、自己知道如何恢复，并且另存一份独立副本，而不是只依赖服务自带的版本记录或已删除文件恢复功能。
应该选择多大容量？
根据需要纳入备份的文件，以及计划保留的历史版本来确定容量。对于 Time Machine，Apple 建议使用容量至少为 Mac 存储空间两倍的设备；这并不意味着每种仅备份文档的方案都必须达到这一最低容量。
Windows 文件历史记录能否备份“文档”文件夹以外的工作文件？
可以。Microsoft 表示，可以将其他位置的文件夹添加到现有库或新建库中进行备份。请检查已选中的文件夹，并从每个重要工作位置恢复一个文件进行测试。Microsoft 支持页面涵盖 Windows 11 和 Windows 10；页面还指出，Windows 10 的免费支持已于 2025 年 10 月 14 日结束。
两次备份之间可以拔掉外置硬盘吗？
可以。如果用作独立的本地副本，请妥善保管，并在计划备份时重新连接。如果 Backblaze 也在备份这块外置硬盘，云端副本是否保留，取决于所选的历史记录设置和服务针对断开连接硬盘的规则。
备份客户或联系人资料时，需要检查什么？
如果你的数据处理活动适用英国《通用数据保护条例》（UK GDPR），英国信息专员办公室（ICO）指出，安全措施应支持数据的保密性、完整性和可用性，并确保能及时恢复，同时还应测试措施是否有效。ICO 建议根据具体情况和风险考虑加密，并未要求所有人都必须购买某种加密产品。