本存储指南适合哪些人

需要整理 Self Assessment 文件的人

无论是否需要遵守 Making Tax Digital（MTD），您都需要按纳税年度查找对账单、发票或其他凭证，并留存清晰可读的副本。英国税务海关总署（HMRC）规定，Self Assessment 记录必须准确、完整且清晰可读。

重视备份的纳税申报者

您已经有数字记录，但希望在文件被删除、设备故障或丢失后能够恢复，而不是只依赖一份始终连接着设备的副本。

正在了解 MTD 规定的个体经营者和房东

您需要确认自己是否需要遵守 Income Tax 的 MTD 规定；如果需要，则应选择兼容软件，并留存用于纳税申报的相关证明文件。

选择存储方式时应优先考虑什么

选择记录管理流程前，先确认自己是否需要遵守 MTD 规定。然后规划如何保存清晰可读的证明文件，以及如何留存可恢复的副本；您可以使用本地存储、云存储，也可以两者兼用。

关注点 选购时要检查什么 哪些人需要关注
快速找到清晰可读的凭证 按纳税年度和文件类型建立统一的分类方式。打开示例文件，确认扫描件包含所需信息。 我希望能找到纳税申报所依据的对账单和发票，而不用在杂乱无章的档案中翻找。约 29% 的消费者最看重查找凭证。
恢复文件 规划一份单独存放的副本，确定更新方式；不使用时断开可移动备份设备，并测试文件恢复功能。 如果电脑或工作硬盘发生故障，我希望能从另一份副本中恢复文件，而不是只能依赖连接在同一设备上的备份。约 29% 的消费者优先考虑数据恢复。
保护敏感文件 确认具体设备或服务采用的加密和解锁方式、恢复信息的存放位置，以及在线账户是否支持两步验证。 如果硬盘丢失或有人登录了我的账户，我希望能限制他人访问财务文件。约 21% 的消费者首先关注信息保密。
满足适用的 MTD 工作流程要求 确认自己是否需要遵守 MTD 规定；如果需要，则根据收入来源、数字记录创建、申报提交以及软件之间的连接方式比较不同软件。 如果我需要遵守 MTD 规定，就必须使用符合记录保存和申报提交要求的软件，同时还要有办法留存相关证明文件。约 21% 的消费者优先考虑 MTD 兼容性。

选购时应避免的问题

  • 把一块外接硬盘当作完整备份

    连接中的电脑发生故障时，可移动硬盘也可能受到影响，而且单个设备可能损坏或丢失。

    另外留存一份单独存放的副本，不使用时断开可移动硬盘，并测试文件能否恢复。如果唯一的副本丢失，重新整理记录也可能耗费大量时间。

  • 把已保存的 PDF 文件误当成符合 MTD 要求的数字记录

    如果您需要遵守 Income Tax 的 MTD 规定，仅仅保存文件并不等于创建了所需的数字记录并完成申报。

    先确认自己是否需要遵守 MTD 规定，再确认软件是否支持您的收入来源，以及是否符合记录保存和申报提交要求。按规定留存相关原件或副本。

  • 只顾加密，却没有考虑如何恢复文件

    设备丢失时，加密有助于防止未经授权的访问，但无法恢复已删除的文件。您还需要能够解锁受保护的副本。

    确认具体型号的保护和解锁方式，将恢复凭证单独存放，并另外留存一份可恢复的副本。

  • 认为 SSD 标称速度就能决定是否适用

    Samsung 表示，T7 Shield 标注的最高传输速度取决于适用的主机设备和线缆。仅凭速度参数，无法判断硬盘是否适合用于归档文件。

    检查电脑的接口，并综合考虑文件访问、数据恢复和兼容性，而不只是传输速度。

值得考虑的相关品牌

Samsung

T7 Shield 是一款便携式 SSD，可用于保存本地副本，并在兼容电脑之间传输文件。

  • Samsung 标明，1TB MU-PE1T0S/EU 支持密码保护、USB 3.2 Gen 2 和 IP65 防护。
  • 标注的最高传输速度取决于适用的主机设备和线缆。环境防护和防跌落数据基于受控测试；标注的保修不涵盖液体、灰尘和跌落造成的损坏。

Kingston

IronKey 系列提供加密式可移动存储产品，适合希望亲自掌控机密副本的人士。

  • Kingston 为 IronKey Vault Privacy 80 外置 SSD 和不同型号的加密 USB 闪存盘标明支持 XTS-AES 256 位加密。
  • 这些功能因型号而异。加密并不意味着单个设备就能构成完整备份，而且您必须保留解锁所需的信息才能访问文件。

Seagate

One Touch 系列是用于本地文件存储的便携式硬盘产品线。

  • 如果您的工作流程需要一份由自己实际掌控的副本，本地硬盘可能会是合适的选择。
  • 请确认具体型号的容量、接口和文件保护方式，并规划一份单独存放、可供恢复的副本。

Western Digital

My Passport for Mac 是一款便携式硬盘系列，可用于兼容的 Mac 工作流程。

  • 便携式硬盘可以为相关记录提供一份本地副本。
  • 确认具体容量和型号，并确保硬盘格式和接口适用于您要使用的电脑。

Microsoft

OneDrive 是一种云文件存储方案，可在多台设备上访问文件副本；建议同时维护一份单独的本地备份。

  • Microsoft 介绍了 Personal Vault 的第二步身份验证功能，以及版本历史记录恢复功能。
  • 云端访问取决于您的账户和服务。不要把版本历史记录和同步功能当作独立备份；请保留另一份副本，并实际练习恢复文件。

FreeAgent

如果您需要遵守 Income Tax 的 MTD 规定，可以进一步了解 FreeAgent 这款记录管理软件。

  • FreeAgent 的支持资料介绍了 Income Tax 的 MTD 设置和季度申报提交流程。
  • 请结合您的收入来源和工作流程检查软件，并确认它符合您的要求。使用软件并不能免除留存相关证明文件的义务。

Joybuy 本地副本存储方案

以下 Joybuy 商品均为外接硬盘，可用于保存相关记录的本地副本。它们有助于存储和备份规划，但如果您需要遵守 MTD 规定，就不能用这些商品代替兼容软件。

Samsung Portable SSD T7 2 TB USB Type-C 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2）灰色

Samsung Portable SSD T7，2 TB，灰色

便携式本地存储设备，可用于保存一份证明文件副本。

2 TB；USB Type-C 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2）。商品页面介绍其支持可选的 AES 256 位硬件加密；请确认具体配置和解锁方式。

Joybuy
Samsung MU-PE1T0S 1TB USB Type-C 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2）黑色

Samsung T7 Shield MU-PE1T0S/EU，1TB，黑色

便携式 SSD，可用于保存本地副本；请确认其接口适用于您要使用的电脑。

1TB；USB Type-C 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2）。Samsung 标明 MU-PE1T0S/EU 支持密码保护；请将访问凭证和另一份可恢复的副本与硬盘分开存放。

Joybuy
Western Digital My Book 22TB USB 3.0 外置桌面硬盘，支持密码保护和硬件加密，兼容 PC 和 Mac，黑色

Western Digital My Book，22TB，黑色

大容量桌面硬盘，适合存放较大的本地档案；请考虑存放位置以及如何维护另一份独立副本。

22TB；USB 3.0；支持密码保护和硬件加密；商品信息标明兼容 PC 和 Mac。

Joybuy
SanDisk 便携式 SSD 2TB

SanDisk 便携式 SSD，2TB

便携式本地存储设备，方便随身携带或保存一份数字记录副本。

2TB。请确认硬盘接口适用于您的电脑，并测试已保存的文件能否打开和恢复。

Joybuy
Western Digital My Passport 便携式外置硬盘，2TB，黑色

Western Digital My Passport，2TB，黑色

便携式硬盘，可用于保存一份本地证明文件副本。

2TB。商品页面介绍其支持 256 位 AES 硬件加密和定时本地备份软件；请确认该软件适用于您的电脑和备份流程。

Joybuy

常见问题

提交 Self Assessment 是否意味着我必须使用 Income Tax 的 MTD 软件？

不一定。HMRC 表示，您是否需要遵守相关规定，取决于您是否属于符合条件的个体经营者或房东、符合条件的收入以及是否符合豁免条件。截至 2026 年 10 月 23 日，HMRC 公布的门槛为：2024–25 纳税年度收入超过 £50,000，规定自 2026 年 4 月 6 日起生效；2025–26 纳税年度收入超过 £30,000，规定自 2027 年 4 月 6 日起生效；2026–27 纳税年度收入超过 £20,000，规定自 2028 年 4 月 6 日起生效。请根据自身情况确认规则是否适用，不要假设所有 Self Assessment 申报者都需要遵守这些规定。

将总额录入 MTD 软件后，我可以丢弃对账单和发票吗？

不可以。HMRC 规定，MTD 用户必须留存用于准备纳税申报的原始记录或证明文件，或其副本，包括相关银行对账单和发票。数字记录要求涉及特定的自雇收入、房产收入及相关支出；这并不意味着所有证明文件都只能保存在软件中。

Self Assessment 记录应保存多久？

保存期限取决于记录类型和您的具体情况。HMRC 表示，对于按时提交的申报表，个人 Self Assessment 证明记录至少应保存至相关纳税年度结束后 22 个月；对于逾期申报，记录至少应保存至提交后 15 个月。对于个体经营者的业务记录，HMRC 规定至少应保存至相关 1 月 31 日申报截止日期之后 5 年；如果申报逾期超过 4 年，则适用不同规定。设置删除日期前，请先确认适用哪项规则。

应该保存哪些文件？如何确认备份有效？

请保留能够证明申报表中收入和申报项目的记录。HMRC 列出的文件包括储蓄利息对账单；对于个体经营者，示例还包括收据、银行对账单和销售发票。打开一份已保存的文件，并从单独存放的备份中恢复一个文件；英国国家网络安全中心建议，不使用可移动备份设备时应将其断开连接。

只用外接硬盘或云账户就能满足 MTD 要求吗？

如果您需要遵守 Income Tax 的 MTD 规定，则不可以。HMRC 要求使用兼容软件创建或连接数字记录、发送季度更新并提交纳税申报表。如果您使用多款软件产品，请确认它们之间符合要求的数字链接。硬盘或云账户仍可用于存放证明文件副本和备份。