本指南适用人群

负责保管重要记录的人员

如果您需要在设备或场所发生意外后恢复文件、联系人或财务记录，请规划彼此独立的备份，并测试能否成功恢复。英国国家网络安全中心建议定期备份并测试恢复；英国全国志愿组织理事会（NCVO）建议将实体备份存放在与原始数据设备不同的位置。

负责保管个人数据的人员

如果您的慈善机构持有支持者、志愿者或受助者的资料，请考虑谁可以访问便携式备份或云端备份，以及获授权人员如何恢复这些数据。英国信息专员办公室指出，是否采用加密作为安全措施，应根据所处理的信息和相关风险来判断。

共享文件的团队

如果多人依赖同一批文件，请确认备份覆盖哪些内容、谁有访问权限，以及单独的恢复副本存放在哪里。Synology 为其 Hyper Backup 套件介绍了备份目标位置和版本功能，团队需要根据自身配置进行设置。

选择时需要考虑什么

对于小型慈善机构，建议先确定哪些文件和恢复场景最重要，再比较各类方案所需的访问方式、存储空间和恢复流程。

关注事项 选购时需要检查什么 哪些人需要关注
意外发生后的数据恢复 确认实体备份可以断开连接并存放在其他地点，同时规划恢复测试。 如果设备、场所或账户丢失会影响重要工作，我希望备份副本确实能够恢复。约 33% 的消费者将意外发生后的数据恢复放在首位。
个人记录保护 根据所存信息评估加密和访问控制，并规划授权员工如何找回凭证。 当备份包含个人信息时，我希望限制能够查看或修改数据的人员，同时不影响授权恢复。约 27% 的消费者优先考虑个人记录保护。
存储容量与持续使用 统计相关设备和服务中的文件，包括需要保留的历史版本；如适用，还要检查云服务的保留设置。 如果文件及保留版本都需要纳入一套可持续管理的方案，我希望根据实际保留的内容来确定备份容量。约 20% 的消费者将容量和持续使用放在首位。
团队文件共享与业务连续性 确认哪些文件来源已纳入备份、谁有访问权限，以及网络存储是否已单独配置备份目标位置。 当多名授权人员都依赖同一批文件时，我希望团队能够共同管理恢复流程，而不是只有一个人能访问备份副本。约 20% 的消费者优先考虑团队协作的连续性。

选购备份方案时的常见误区

  • 把已连接的硬盘或 NAS 当作独立备份

    已连接的备份副本可能与原始数据同时受影响；如果发生本地意外，两份数据都可能面临风险。

    选购硬盘或 NAS 前，先规划如何断开备份副本，并将其存放在其他地点。

    实体备份还需要额外的存放空间，也需要员工花时间轮换备份介质或配置备份。

  • 以为云备份会覆盖所有设备和旧版本

    备份范围和版本保留时间取决于具体服务及其设置。例如，Backblaze 表示，其版本历史默认保留 30 天，企业版设置可由管理员调整。

    请检查服务覆盖范围、版本设置、权限和恢复流程，并实际测试一次数据恢复。

  • 只购买加密存储，却没有规划授权恢复流程

    加密有助于保护数据机密性，但它不会自动生成另一份备份，也不能确保员工在无法获取凭证时仍能恢复文件。

    使用加密存储前，请确定由谁保管凭证，以及授权接替人员如何重新获得访问权限。

值得关注的品牌

Seagate

Expansion Portable 系列主打大容量外置硬盘，适合能够轮换实体备份并将其异地存放的慈善机构。

  • Seagate 提供 5 TB 容量的 Expansion Portable 型号，并随附 USB Type-A 连接线。
  • 硬盘不会自动执行受保护的备份；请确认电脑所需的接口，并规划一份单独存放、断开连接的备份副本。

Kingston

IronKey Vault Privacy 50 是一款便携式加密 USB 存储设备，适合需要小容量实体备份并希望控制访问权限的机构。

  • Kingston 表示，该系列支持硬件加密，并提供管理员和用户访问选项，容量从 16 GB 到 512 GB 不等。
  • 请确认具体容量和接口。加密 USB 设备本身并不能构成第二份可恢复的备份。

Backblaze

Computer Backup 提供云端备份方案，适合需要关注账户管理和文件版本恢复的受支持电脑。

  • Backblaze 表示，其版本历史默认保留 30 天，企业版设置可由管理员调整。
  • 该服务对外置硬盘的使用有连接要求。请确认每个所需数据源是否都在服务覆盖范围内，以及硬盘需要多久重新连接一次。

Synology

配备 Hyper Backup 的 DiskStation 型号适合愿意管理网络存储和独立备份目标位置的团队。

  • Synology 表示，DS223j 支持 Hyper Backup，可使用多个备份目标位置并保留备份版本。
  • 这些功能需要自行配置；NAS 并不天然等同于异地备份或断开连接的备份副本。

Joybuy 商品推荐

以下 Joybuy 商品均为实体外置存储设备，适合正在考虑建立本地备份的慈善机构，包括便携式加密硬盘和大容量外置硬盘。请另行准备一份断开连接的备份，将实体备份存放在与原始数据设备不同的位置，并测试能否成功恢复文件。

Samsung MU-PG4T0B 4 TB USB Type-C USB 3.2 Gen 2x2 移动固态硬盘，黑色

Samsung MU-PG4T0B 4 TB USB Type-C USB 3.2 Gen 2x2 移动固态硬盘，黑色

便携式加密硬盘适合需要为重要或敏感文件创建实体备份的慈善机构。

商品标题注明，这是一款容量为 4 TB 的外置便携式 SSD，配备 USB Type-C 接口并支持 USB 3.2 Gen 2x2。商品描述称其支持 AES 256 位硬件加密和密码验证。

Joybuy
Kingston Technology IronKey Keypad 200 16GB 加密 USB 存储设备

Kingston Technology IronKey Keypad 200 16GB 加密 USB 存储设备

如果容量能够满足备份需求，带数字键盘的 USB 存储设备适合需要为敏感记录准备小巧便携备份的慈善机构。

商品描述注明，该设备容量为 16 GB，配备 USB Type-A 接口和集成式数字键盘，并支持 XTS-AES 256 位硬件加密及 PIN 码保护，还提供独立的管理员和用户 PIN 码选项。

Joybuy
Western Digital My Book 22TB 外置桌面硬盘

Western Digital My Book 22TB 外置桌面硬盘

外置桌面硬盘适合正在评估较大规模本地备份，并且能够管理单独实体备份的慈善机构。

商品标题注明，容量为 22 TB，配备 USB 3.0 接口、密码保护和硬件加密。商品描述还提到了备份软件。

Joybuy
Western Digital Elements Portable 4TB 便携式移动硬盘，黑色

Western Digital Elements Portable 4TB 便携式移动硬盘，黑色

便携式外置硬盘适合计划在不同存放地点之间携带实体备份的慈善机构。

商品描述注明，容量为 4 TB，配备 USB 3.2 Gen 1 接口，并随附 USB-A 连接线。

Joybuy
Western Digital My Passport 2TB 便携式外置硬盘，黑色

Western Digital My Passport 2TB 便携式外置硬盘，黑色

便携式硬盘适合需要为重要文件创建本地备份的慈善机构，也适用于需要访问保护的记录。

商品描述注明，存储容量为 2 TB，支持 256 位 AES 硬件加密、密码保护和定时本地文件备份。

Joybuy

常见问题

如果办公室电脑存有原始文件，外置硬盘就够了吗？

如果硬盘一直连接着电脑，或与电脑存放在一起，就不够。复制完成后请断开硬盘连接，将实体备份存放在其他地点，并测试能否恢复重要文件。NCVO 和英国国家网络安全中心均建议这样做。

我们该如何确定所需容量和恢复时间？

先盘点所有位置的重要文件、联系人、财务记录和数据库，再统计文件大小，并确定需要保留哪些历史版本。通过恢复一些有代表性的文件进行测试：恢复本地副本时不需要联网；而云端恢复则取决于服务访问权限和网络连接。

英国法律是否要求慈善机构的所有备份都使用某种特定的加密硬盘？

英国信息专员办公室（ICO）的指南没有指定某一款硬盘。如果慈善机构处理个人信息，英国 GDPR 要求采取与风险相适应的安全措施；ICO 将加密列为一种可选措施。还应考虑访问控制，以及授权员工如何找回凭证。

使用云备份服务商处理个人数据前，我们应该检查什么？

如果服务商作为您的数据处理者，ICO 表示，控制者与处理者之间的关系需要通过书面合同或其他法律文件加以约定，并包含规定条款。请检查服务覆盖哪些文件和设备、版本保留期限、账户访问权限和数据恢复流程，并评估是否涉及受限制的国际数据传输。

双硬盘 NAS 能否取代其他备份？

不能：存放在同一地点且可随时访问的 NAS，不符合实体备份异地存放和断开连接的要求。Synology 介绍了 Hyper Backup 的备份目标位置，但慈善机构仍须自行配置并测试独立的备份副本。