哪些人需要备份方案？

先梳理一下：如果常用设备或工作文件副本无法使用，哪些文件和系统是机构恢复工作所必需的？

使用一台主电脑的个体经营者和微型企业

发票、联系人、文档和客户信息都应在工作电脑之外留有可恢复的副本。安全存放的移动硬盘可以提供本地副本，受保护的在线存储则能作为另一处备份。英国国家网络安全中心（NCSC）建议小型机构备份重要信息，并测试能否成功恢复。

需要共享业务文件的小型团队

云服务或由管理员集中管理的 NAS，有助于员工访问共享文件，但必须明确指定访问管理和数据恢复的负责人。请确定由谁管理权限、保护账户，并在常规管理员无法履职时恢复文件。

通过便携设备处理个人信息的机构

如果笔记本电脑或可移动硬盘丢失，请考虑其中的客户或员工信息副本如何受到保护。英国信息专员办公室（ICO）指出，安全措施应与风险相匹配；除访问控制和数据恢复能力外，也应评估是否需要加密。

选择前应该检查什么？

先确定数据恢复方式，再检查存储容量、安全性和恢复设置是否能满足机构维持运营所需的数据保护要求。

独立移动硬盘

适合考虑的情况：您需要为少量重要文件准备简单的本地副本，尤其是在网络连接不稳定的情况下。

需要权衡：硬盘连接电脑时，可能受到电脑故障或安全事件的影响；单份实体副本也可能丢失或损坏。备份完成后，请断开硬盘并妥善保管。

本地 NAS

适合考虑的情况：多台设备需要集中管理的本地备份，并且有人能够负责系统管理。

需要权衡：NAS 需要安装设置、访问控制和持续管理；如果一直放在同一地点，就无法提供独立的异地副本。

云服务

适合考虑的情况：员工需要在不同地点访问文件，且机构能够管理账户和权限。

需要权衡：访问服务取决于网络连接和账户设置。请确认哪些文件和历史版本能够实际恢复。

本地与在线副本

适合考虑的情况：业务关键数据需要多种恢复途径，以便在某台设备、某处地点或某个账户无法使用时仍能恢复。

需要权衡：设置和管理两处备份需要投入更多精力，同时仍要保护登录凭据、保留备份副本并测试恢复流程。

考量重点检查事项您的需求
恢复范围 列出重要文件、电子邮件和设备数据。确认备份涵盖哪些数据来源，以及能否恢复单个文件或整台设备。 如果主电脑发生故障，我需要的不只是某个文件夹的备用副本：发票、联系人和其他重要工作资料都必须能够恢复。
独立备份副本 确认每份副本的存放位置，以及移动硬盘何时会断开连接。对于在线副本，请检查如何防止数据被删除或覆盖；NCSC 特别提醒，云备份也存在这些风险。 工作设备或账户出现问题时，不应导致所有恢复副本都无法访问。
恢复测试 恢复一些有代表性的文件；如有需要，也要测试设备或服务恢复。NCSC 建议定期测试备份；ICO 要求采取适当措施，确保个人数据能够及时恢复。 我希望负责数据恢复的人能在突发事件影响工作之前，熟悉如何使用备份。
数据保护 评估权限管理、实体安全、加密和恢复密钥管理。ICO 指出，加密是适当安全措施的一种示例，但不能取代风险评估。 客户和员工信息的便携副本或共享副本，必须防止未经授权的人员访问。
账户访问 检查管理员权限和账户恢复方式。在条件允许时，按照 NCSC 的建议为用户账户启用两步验证。 员工可能需要远程访问，但我也需要控制哪些人有权修改或删除备份副本。
容量与保留期限 为源数据、数据增长和历史版本预留空间；检查较早的副本可以恢复多长时间。对于个人数据，应根据处理目的记录适当的保留期限。 我需要有足够的空间来恢复较早且可用的副本，同时避免无限期保留个人信息。

备份时有哪些常见错误？

  • 还没确定要恢复什么，就先选存储容量

    硬盘或服务可能足以存放部分文档，却未必能容纳所有重要文件、设备备份或历史版本。

    先列出关键数据及其存放位置，为数据增长和历史版本预留空间，再根据清单检查备份存储和恢复方式是否合适。

    如果保留的副本超出计划容量，机构可能需要增加存储空间或改用其他备份方案。

  • 把一个存储位置当作完整的备份方案

    如果唯一的备份存放在一块硬盘、一台 NAS 或一个账户中，工作数据出问题时，这份备份也可能无法使用。NCSC 还提醒，云备份数据需要防范恶意删除或篡改。

    对于业务关键数据，应考虑使用能够应对不同故障情况的备份位置。检查各份副本如何隔离，以及能否恢复历史版本。

  • 以为加密就能解决所有安全问题

    加密不能取代账户权限管理、恢复密钥管理、保留期限设置或恢复测试。ICO 建议采取与个人数据风险相匹配的安全措施。

    评估谁可以访问或删除副本、密钥和恢复码存放在哪里，以及获授权的员工如何恢复数据。

  • 从来不测试数据恢复

    备份任务显示完成，并不代表所需信息一定能以可用的形式恢复。NCSC 建议小型机构定期测试备份。

    安排并记录测试，使用有代表性的关键文件；如有需要，也要测试设备或服务恢复。确保测试涵盖所需账户、存储介质、密钥和操作说明。

哪些品牌提供了不同的备份方案？

以下产品线展示了不同的备份管理方式；具体功能取决于所选服务、硬件和配置。

Synology

适合希望在多台受支持设备之间集中管理备份的机构考虑的 NAS 方案。

  • Synology 表示，Active Backup for Business 支持备份 Windows 和 Mac 电脑、物理服务器、文件服务器及指定的虚拟机。
  • Synology 表示，该软件需要搭载 Btrfs 的兼容 x64 Synology NAS。请核对具体型号、已安装硬盘、软件前提条件和恢复要求，不要假设所有 NAS 都支持相同的配置。

QNAP

适合需要本地存储，并希望备份至受支持的外接、远程或云端位置的 NAS 方案。

  • QNAP 表示，Hybrid Backup Sync 支持 QNAP 设备与受支持目标位置之间的备份、恢复和同步。
  • 请确认其与计划使用的设备和目标位置兼容，并规划 NAS 访问控制、备份隔离和保留期限。

Microsoft

对于使用 Microsoft 365 访问和共享文件的机构，OneDrive for Business 是一种云存储方案。

  • Microsoft 介绍了文件共享、管理员安全控制，以及意外删除或遭遇恶意攻击后的恢复支持。
  • 在将其视为机构的完整备份方案之前，请确认所选套餐的恢复机制、保留期限、权限设置和账户保护措施。

Joybuy 存储产品

以下产品包括用于保存本地副本的便携式独立硬盘，以及用于集中本地存储的 NAS 设备。选购硬件时，还应规划备份目标位置和恢复流程；仅有这些产品并不能构成完整的恢复方案。

Western Digital My Passport 便携式移动硬盘，2 TB，黑色

Western Digital My Passport 移动硬盘，2 TB，黑色

便携式存储选择，适合为重要文件保存独立的本地副本。请确认 2 TB 容量是否足以存放所需文件和历史版本，并在备份后将硬盘妥善存放在远离工作设备的位置。

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Samsung T7 Shield 便携式固态硬盘，1 TB，USB 3.2 Gen.2，蓝色

Samsung T7 Shield 便携式固态硬盘，1 TB，USB 3.2 Gen.2，蓝色

便携式本地存储选择，适合备份指定的业务文件。请确认 1 TB 容量是否足以存放计划备份的文件和历史版本，并确定如何创建和恢复这些副本。

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Synology DS225+ 双盘位无硬盘 NAS

Synology DS225+ 双盘位无硬盘 NAS

适合计划集中管理存储的团队使用的本地 NAS。无硬盘配置需要另行购买硬盘；请确认兼容型号、可用容量和备份软件要求，并为关键数据规划独立的备份位置。

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Synology DS425+ 四盘位 NAS

Synology DS425+ 四盘位 NAS

适合集中存储和备份的四盘位本地 NAS。请确认套装是否包含硬盘、硬盘兼容性和可用容量；同时设置保留期限和恢复要求，并为关键数据保留独立副本。

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备份常见问题

只用云同步文件夹备份业务文件够吗？

不一定。请确认服务可以恢复哪些文件和历史版本、删除操作会如何影响保留的副本，以及机构是否需要另一个备份位置。NCSC 建议保护云备份数据，防止其遭到恶意编辑、覆盖或删除。

英国机构是否必须加密所有备份？

ICO 表示，UK GDPR 并未明确要求对所有个人信息进行加密，但安全措施必须与风险相匹配。请结合涉及的数据和存储介质评估加密需求，同时考虑权限管理、密钥管理和恢复访问。

移动硬盘备份时应该一直保持连接吗？

不进行备份时，请断开硬盘连接并妥善保管。NCSC 提醒，连接到受感染电脑的存储设备也可能受到影响。

应该多久测试一次数据恢复？

请定期测试，测试频率应根据数据的重要性和变化频率制定。NCSC 建议小型机构定期备份重要信息，并测试能否成功恢复；请记录恢复了哪些数据，以及谁能够重复这一流程。

个人数据可以无限期保留在备份中吗？

除非有明确目的，否则不要无限期保留个人数据。GOV.UK 对 UK GDPR 存储期限限制原则的说明指出，个人数据的保留时间不应超过实现其处理目的所必需的期限。制定并记录备份保留期限时，应考虑机构适用的处理目的和义务。