适用对象

使用共享云文件和电子邮件的小型团队

适合使用 Microsoft 365 或 Google Workspace 处理文档、邮件和客户记录的组织。如果希望集中管理备份，并设定明确的恢复时限，那么这种方式可能比依赖员工个人账户更符合工作流程。Microsoft Learn 和 Google Workspace 都介绍了针对不同工作负载的恢复控制功能。

需要本地恢复副本的办公室型组织

适合将重要文件存储在本地电脑、文件服务器或办公网络中的团队，尤其是在网络稳定性有限，或本地外置硬盘、NAS 能够提供恢复副本访问的情况下。英国国家网络安全中心建议定期创建备份副本并测试恢复流程。

持有客户或联系人信息的组织

适合备份中包含个人信息的小型组织。在选择云服务提供商之前，需要评估数据处理方条款、访问控制以及适用的国际数据传输安排。英国信息专员办公室针对英国组织说明了相关责任。

选购重点

先确定哪些数据一旦丢失就会影响业务运营，再评估恢复能力、备份隔离、账户控制以及所选方案持续产生的管理工作量。

重点 检查事项 您的需求
可恢复性 根据可接受的最大工作损失匹配备份频率；检查单项恢复和完整恢复选项；定期执行恢复测试。 我需要了解重要数据存放在哪里、多久备份一次，以及是否能够完成可用的恢复。英国国家网络安全中心建议定期创建备份副本并测试恢复流程。
独立副本 通过彼此独立的路径保存副本；对于关键数据，考虑安全存放的离线或断开连接副本；在适当情况下设置版本控制或受保护的保留策略。 我不希望唯一的备份与原始数据存放在同一台电脑或同一存储路径上，尤其是在设备故障或破坏性账户访问可能中断工作的情况下。
共享访问 检查管理员角色和委派恢复权限；为备份账户启用两步验证；涉及个人信息时，审核数据处理方条款。 我需要指定员工能够恢复数据，但不必向每位用户授予不受限制的访问权限；同时，我也需要了解谁负责处理客户信息，或谁可以访问这些信息。
成本与管理 将按设备、按用户或按使用量计费的费用，与硬件、备用硬盘、更换硬盘、异地副本及员工管理等要求进行比较；确认数据保留和恢复条款。 我需要选择一套经常性费用和维护工作量都适合组织的方案，而不是只根据宣传的存储容量做决定。

常见备份误区

  • 只购买存储容量，却没有确认恢复路径

    大容量硬盘或云存储空间并不能证明，在需要时可以恢复重要邮件、共享文件、联系人或文档。英国国家网络安全中心建议定期测试备份是否能够正常工作。

    列出关键数据及其存储位置，然后先测试具有代表性的恢复流程，再将该方案视为正式运营备份。

  • 将唯一的备份永久连接到主要环境

    恶意软件或破坏性账户访问可能影响可直接访问的备份副本。英国国家网络安全中心指南要求为重要数据保留近期离线备份，并防止其被删除或覆盖。

    至少保留一条独立的恢复路径。对于关键数据，应使用安全存放的离线或断开连接副本，或选择具备适当保留策略和访问控制的服务。

  • 以为标准云端保留策略能够应对所有删除场景

    不同服务和配置的恢复窗口及保留控制各不相同。Google Workspace 和 Microsoft Learn 都介绍了其支持的工作负载所对应的产品恢复和数据恢复设置。

    明确记录所需的数据保留期限、恢复点和恢复范围，然后在购买前确认具体套餐、工作负载覆盖范围及管理员操作流程。

  • 把云服务商面向英国提供的服务当成完整的数据保护方案

    如果涉及个人信息处理，就必须遵守控制者与处理者之间的合同要求。英国信息专员办公室还指出，如果信息可在英国境外访问，就可能构成受限制的数据传输。

    在启用所选服务和套餐前，审核数据处理条款、子处理方、访问地点、安全措施以及适用的数据传输安排。

相关品牌参考

Microsoft

适用于主要将共享运营数据存储在 Microsoft 365 中的组织，包括 Exchange Online、OneDrive 和 SharePoint。

  • Microsoft Learn 表示，Microsoft 365 Backup 可覆盖部分或全部受支持的 SharePoint 网站、OneDrive 账户和 Exchange 邮箱。
  • 应将其视为针对 Microsoft 365 工作负载的专属方案：管理员设置、按使用量付费的计费方式以及所需恢复窗口都必须符合组织需求。

Google Workspace

适用于重要邮件和共享文件主要存储在 Gmail 和 Google Drive 中的组织。

  • Google Workspace 提供针对 Drive 和 Gmail 数据的管理员恢复选项，但具体功能取决于已配置的数据保留政策。
  • 应根据所需的覆盖范围和时间窗口检查 Vault 保留功能及内置恢复控制，不要默认它们可以取代单独规划的备份和恢复流程。

Backblaze

适用于希望集中管理远程 Windows 和 Mac 终端备份的小型组织，而不是需要本地共享存储设备的组织。

  • Backblaze 表示，其 Business Backup 服务支持 Mac 和 Windows 终端自动备份、集中管理、恢复控制和数据保留功能。
  • 购买前请确认英国地区的计费、税费、数据存储位置和合同条款；服务商宣传的每台电脑价格以美元显示。

Synology

适用于考虑采用 NAS 本地备份平台的组织，可为电脑、服务器或指定 SaaS 工作负载提供备份，并支持创建异地副本。

  • Synology 表示，Active Backup Suite 提供集中管理、增量备份、时间点版本以及备份验证或测试功能。
  • 请确认兼容的 NAS 硬件、启用冗余后的可用容量、异地复制功能，以及由谁负责系统管理。

Seagate

适用于需要为重要文件创建便携式或桌面式存储副本的小型组织，尤其是选择外置硬盘备份方案时。

  • Seagate 英国官网的产品资料介绍了多种外置硬盘系列，提供大容量选项和兼容性信息，部分型号还支持密码保护或加密功能。
  • 不同型号的功能有所差异，而且外置硬盘仍然只是一个备份位置；如果风险评估有此要求，请规划独立的安全存储位置，或在不使用时断开连接。

Joybuy 产品推荐

以下 Joybuy 产品适用于外置硬盘或 SSD 备份方案，可作为更完整备份体系中的独立本地副本。

Samsung MU-PG4T0B 4 TB USB-C USB 3.2 Gen 2x2 外置 SSD

Samsung MU-PG4T0B 4 TB USB-C USB 3.2 Gen 2x2 外置 SSD

适合存储重要文档和项目数据的独立本地副本，前提是指定人员能够将硬盘断开连接并安全存放。

标称规格包括 4 TB 容量、USB-C、USB 3.2 Gen 2x2、密码验证和 AES-256 硬件加密。

在将其用于运营备份前，请检查备份软件、备份计划、版本保留和恢复流程。密码保护和加密功能需要通过相关软件完成设置。

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Samsung MU-PG2T0B 2 TB USB-C USB 3.2 Gen 2x2 外置 SSD

Samsung MU-PG2T0B 2 TB USB-C USB 3.2 Gen 2x2 外置 SSD

适合重要工作文件的便携式本地备份，尤其适合需要将数据存放在远离主设备的指定存储位置的组织。

标称规格包括 2 TB 容量、USB-C、USB 3.2 Gen 2x2、密码验证和 AES-256 硬件加密。

请确认计划使用的软件能够定时备份、保留多个版本，并支持经过测试的恢复流程。存储敏感文件前，请先配置密码保护和加密功能。

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Samsung T7 Shield 便携式 SSD 1 TB USB 3.2 Gen 2 外置 SSD

Samsung T7 Shield 便携式 SSD 1 TB USB 3.2 Gen 2

适合需要便携式、独立存放本地副本的少量重要数据。

标称规格包括 1 TB 容量、USB-C、USB 3.2 Gen 2、IP65 防护等级，以及 1,050 MB/s 的读取速度和 1,000 MB/s 的写入速度。

请将 1 TB 容量与重要数据量及计划保留期限进行比较。检查备份计划、版本历史和恢复流程，并为离线副本采用安全断开和存储流程。

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常见问题

设置备份后，需要测试备份是否有效吗？

需要。英国国家网络安全中心针对中小型组织的指南建议定期备份重要信息，并测试备份能否成功恢复数据。请测试组织日常运营所依赖的内容，例如共享文档、邮箱、联系人列表或设备镜像，并记录哪些人员能够执行恢复。

小型组织应该使用云备份、外置硬盘，还是两者都用？

如果稳定的网络连接和远程恢复更符合工作流程，请使用云备份；如果本地副本或在网络不稳定时进行恢复更重要，请使用外置设备。英国国家网络安全中心建议同时考虑在线备份和存储设备备份，避免因某条路径丢失、被盗或故障而失去唯一可恢复的副本。

是否有必要保留离线或断开连接的副本？

对于组织最重要的数据，英国国家网络安全中心的勒索软件指南指出，近期离线备份必不可少。具体方式取决于工作流程：外置硬盘可以断开连接并安全存放，另一种方案则可以在云备份之外，结合受保护的数据保留策略和相互隔离的访问控制。

将客户信息存储在备份服务商或云服务商处之前，应检查哪些事项？

如果组织是数据控制者，并将服务提供商作为数据处理者使用，英国信息专员办公室表示，必须通过书面合同或其他法律文件明确数据处理安排。请检查数据处理条款、子处理方、安全措施、合同结束时的数据返还或删除规定，以及账户访问控制；如果个人信息可在英国境外访问，还需评估是否构成受限制的数据传输，并在需要时安排适用的数据传输机制。

Microsoft 365 或 Google Workspace 的保留工具，是否等同于经过测试的备份方案？

它们可以作为实用的数据恢复和保留控制工具，但功能和时间窗口取决于具体产品。Microsoft 365 Backup 为受支持的工作负载提供可配置的恢复窗口，而 Google Workspace 则介绍了管理员恢复窗口和 Vault 保留功能；在依赖其中任何一种方案之前，请针对组织自己的租户确认覆盖范围、保留期限、恢复范围和管理员访问权限。