重要文件存储在员工设备上的业主管理型机构
适合发票、联系人、文档和电子邮件相关文件分散在少量员工 PC 或 Mac 上的机构。这些机构需要在设备丢失、被盗、硬件故障或遭遇恶意软件后，仍能恢复数据。英国国家网络安全中心在面向小型机构的指南中重点提到了这些运营数据类型。
适用对象
基于 Microsoft 365 的小型团队
适合重要记录主要存储在 Exchange Online、OneDrive 和 SharePoint 中的团队。这类团队需要针对具体工作负载进行备份和恢复，而不是仅采用设备备份方案。Microsoft 介绍了针对这些 Microsoft 365 工作负载的恢复选项。
需要单独本地恢复副本的小型办公室
适合因网络可靠性有限、恢复不能依赖单一云账户，或共享文件需要本地存储而必须保留离线或本地副本的办公室。保持副本隔离并测试恢复流程仍然十分重要。
购买备份存储时的重点
先梳理重要记录及其存储位置，再根据恢复、保留和访问控制要求选择合适的备份方式。
| 重点 | 需要检查的内容 | 您的需求 |
|---|---|---|
| 恢复覆盖范围 | 列出联系人、发票、文档、电子邮件和共享文件的存储位置。确认所选服务或设备覆盖每个位置，在需要时支持恢复到较早的时间点，并允许进行具有代表性的恢复测试。 | 业务运转所需的文件和服务在发生中断后必须能够恢复，而不仅仅是某一台电脑的副本。 |
| 防止数据被删除 | 为备份管理使用独立的凭据，并为删除等破坏性操作启用多重身份验证（MFA）。对于可移动存储设备，应在断开连接后单独存放；对于云服务，应检查版本恢复功能和有记录的删除控制措施。 | 我不希望某个遭入侵的日常账户或联网设备能够访问所有恢复副本。 |
| 数据保留与个人数据 | 根据受保护数据量、增长量、备份频率和版本历史计算所需容量。按数据类型设定并定期检查保留期限；如果供应商会处理个人数据，还应检查数据处理者合同。 | 我需要足以支持数据恢复的备份历史，同时避免员工、客户或联系人数据被保存超过必要期限。英国信息专员办公室（ICO）表示，数据保留必须具有合理依据。 |
| 访问权限与供应商所在地 | 检查基于角色的访问控制、独立账户、多重身份验证（MFA），以及服务商的数据处理和支持所在地。如果英国境外的独立机构可以访问个人数据，还应查看相关数据传输文件。 | 我需要授权员工能够恢复数据，同时不授予其不必要的备份内容或管理设置访问权限。 |
需要避免的误区
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把同步功能或单一联网位置当成完整备份
设备丢失、故障或感染恶意软件后，机构可能没有可用副本；勒索软件还可能攻击备份和基础设施。英国国家网络安全中心指出，云端和本地备份默认并不具备抵御勒索软件的能力。
梳理重要系统和存储位置，并至少保留一个受到单独保护的恢复副本。不写入数据时，应断开可移动存储设备；同时限制 NAS 或云备份系统的管理权限。
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在设定保留期限和恢复目标前就购买存储容量
仅按当前实时文件量配置的存储空间，可能无法容纳历史版本、数据增长量或完整恢复副本。当备份包含个人数据时，保留期限同样需要重点考虑。
根据当前受保护数据量、预期增长量、备份频率、版本历史和所需保留期限规划容量。记录保留每类个人数据的理由，并定期检查保留计划。
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以为云服务商会接管数据保护责任
机构仍需负责评估并采取适当的安全措施。如果备份供应商作为数据处理者提供服务，ICO 要求双方签订书面合同；如果英国境外的机构可以访问数据，还可能需要进行受限数据传输评估。
在采购前，应检查服务商合同、分处理者、安全控制措施、合同到期后的数据处理方式、管理员访问权限，以及数据处理或支持所在地。
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把宣传中的硬盘速度等同于备份性能
标称的 SSD 速度可能取决于兼容的主机、线缆和接口。如果高速便携式硬盘是唯一副本，或始终连接在已被入侵的电脑上，它仍然存在风险。
检查电脑的 USB 能力、随附线缆和备份软件兼容性。将传输速度作为规划时的参考因素之一，同时保留单独的备份位置，并实际测试恢复流程。
相关备份品牌参考
Microsoft
Microsoft 365 Backup 是一种针对具体工作负载的备份方式，适合在 Microsoft 365 租户中使用 Exchange Online、OneDrive 和 SharePoint 的机构。
- Microsoft 表示，该服务可以恢复 SharePoint 网站、OneDrive 账户和 Exchange Online 邮箱，并提供特定租户覆盖范围和恢复点功能。
- 它不能备份本地终端、NAS 数据或非 Microsoft 服务。请确认工作负载覆盖范围、精细化恢复选项、保留期限和当前商业条款。
Backblaze
Backblaze Business Backup 是一种终端云备份方案，适合希望集中管理 Mac 和 Windows 电脑保护工作的机构。
- 根据 Backblaze 的介绍，其 Business Backup 服务支持自动备份 Mac 和 Windows 终端、集中管理恢复和保留策略，并提供管理控制功能。
- 请检查设备适用范围、排除项、网络要求、保留期限、恢复方式、英国《通用数据保护条例》（UK GDPR）合同条款，以及数据所在地对机构的影响。
Samsung
Samsung Portable SSD T7 是用于离线或单独存放备份轮换的可移动存储组件，本身并不能构成完整的备份方案。
- Samsung 列出的 1TB T7 配备 USB 3.2 Gen 2，标称连续读取速度最高 1,050 MB/s、连续写入速度最高 1,000 MB/s，并附带 USB-C 转 USB-C 和 USB-C 转 USB-A 线缆。
- Samsung 表示，达到最高速度需要兼容的主机、线缆和 UASP 支持。不使用时，应断开并单独存放可移动 SSD，以创建隔离副本。
Joybuy 产品选择
以下 Joybuy 产品适用于小型机构备份方案中的本地 NAS 和单独存放的外置备份副本。
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Synology DS425+ 4 盘位 NAS
适合需要集中存储共享运营文件，并将 NAS 作为本地备份目的地的小型办公室。
产品标称功能包括精细化访问控制、审计日志、自动备份和快照。请检查已安装硬盘、RAID 配置、备份目的地、恢复流程和管理员安全措施；同时保留单独的离线或异地副本。
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Western Digital My Passport 2TB 便携式外置硬盘
适合在不同地点之间轮换携带，保存单独存放的文档和运营文件副本。
产品标称容量为 2TB，支持 USB 3.2 Gen 1、USB 总线供电，并可通过 Acronis 软件执行计划本地备份。商品页面注明兼容 Windows 10 及更高版本；在 macOS 11 及更高版本上使用时，需要下载驱动程序。请检查设备兼容性，以及保留历史版本所需的容量。
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Samsung MU-PE1T0S 1TB USB Type-C 外置 SSD
体积小巧，适合在兼容的 PC 和 Mac 之间移动，作为断开连接的额外副本。
产品标称规格包括 1TB 容量、USB 3.2 Gen 2 Type-C 接口、IP65 防护等级和抗跌落性能。在部署前，请确认主机 USB 能力、备份计划、保留期限、加密设置和恢复流程。
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Western Digital WD Elements 12TB 外置桌面硬盘
适合固定办公地点，用于保存容量更大的本地备份或存档副本。
该硬盘标称容量为 12TB，支持 USB 3.2 Gen 1，配备外置电源和 USB 线缆。产品出厂时已针对 Windows 预格式化，因此在 macOS 上使用需要重新格式化；请建立备份流程，并保留第二份受保护的副本。
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Lexar ES5 1TB 便携式 SSD
更适合作为受支持手机媒体文件的便携式额外副本，并配合笔记本电脑传输使用，而不是作为通用办公备份系统。
产品标称功能包括 1TB 存储空间、USB 3.2 Gen 2x2 接口和 IP65 防护等级。Lexar App 的自动备份功能面向媒体文件，不支持 iCloud 备份；请检查文档覆盖范围、主机兼容性和恢复流程。
常见问题
英国小型机构应将包含个人数据的备份副本保留多久？
英国 GDPR 并未规定统一的备份数据保留期限。机构应说明基于自身用途需要保留个人数据多长时间，在适当情况下采用标准保留期限，定期检查数据，并在不再需要时删除或匿名化数据；对于业务记录，单独的法律或合同义务可能要求采用不同的保留期限。
英国 GDPR 是否要求与备份服务商签订合同？
如果机构是数据控制者，而备份供应商代表机构以数据处理者身份处理个人数据，则需要签订合同。ICO 表示，必须签订书面合同或其他法律文件，其中应涵盖处理详情、安全措施、分处理者、协助义务、合同到期后的数据处理，以及审计或检查安排。
云备份是否必须存储在英国境内？
不一定，但机构必须评估具体安排。ICO 解释称，让英国境外的独立机构访问个人数据可能构成受限数据传输，因此在签署合同前，应检查数据处理地点、支持人员的访问权限和数据传输文件。
小型机构应多久测试一次数据恢复？
应定期测试恢复，并根据重要业务流程需要多快恢复，以及数据变化的频率来确定测试间隔。英国国家网络安全中心建议每天或每周备份重要信息，并定期测试备份是否能够成功恢复这些信息。
外置 SSD 足够作为机构的备份吗？
不够。外置 SSD 可以作为单独存放的实用副本，尤其适合不便采用纯云备份的情况，但不应成为唯一的恢复副本。不使用时请妥善保管并断开连接，因为联网设备可能受到恶意软件影响。