需要离线访问文件的人
您希望无需联网，也能在笔记本电脑或台式电脑上打开照片和文档，同时保留另一份副本，以防电脑故障。Microsoft 支持、Google Drive 帮助中心和 Apple 支持均介绍了各自服务的本地可用性设置；请根据实际离线需求，为相应文件夹选择合适的设置。
适合哪些人阅读
照片库不断扩大的用户
照片越来越多，手动复制变得麻烦。请根据现有文件占用空间和预期增长情况选择容量，并确认接口兼容性、定期备份选项以及文件恢复方式。
使用多台设备的家庭
您需要一个共享的本地存储位置，以及一条独立的恢复途径。如果有人能够负责设备设置、访问权限和额外备份位置，网络附加存储可能适合您的需求；Synology 介绍了 Hyper Backup 支持的这些备份目标。
选择备份时需要关注什么
先确定日常使用的文件需要保存在何处、随时可用，再选择一个独立位置存放可恢复的副本。硬盘或网络附加存储可作为本地备份位置；异地副本则用于应对另一类风险。
外置备份硬盘
适合以下情况：您想单独保存一份本地副本，并且可以定期连接兼容的硬盘进行备份。
需要权衡：如果硬盘一直放在电脑旁，同一意外可能导致两者同时丢失或损坏。
网络附加存储
适合以下情况：多台设备需要共用一个本地备份位置，而且您能够管理网络设置。
需要权衡：这类设备需要投入硬件，也需要承担管理工作；连接到网络并不代表它就是异地备份。
支持本地副本管理的云同步
适合以下情况：您重视跨设备访问，并且服务支持将所需文件下载到本地。
需要权衡：仅在线存储的文件需要联网才能访问，同步后的更改也可能出现在所有位置。不要把同步当作唯一备份，使用前请先确认恢复选项。
本地与异地备份
适合以下情况：您需要在电脑上保留文件、单独保存一份本地恢复副本，并防范同一地点发生意外造成的损失。
需要权衡：您需要管理两个备份位置、相应容量以及文件恢复流程。
| 关注点 | 需要确认什么 | 哪些人需要关注 |
|---|---|---|
| 离线访问文件 | 确认哪些文件夹会保留在本地，以及电脑是否有足够空间。断开网络后，测试文件能否打开。 | 我希望离线时也能在电脑上打开重要照片，而不只是看到云端文件夹；约 33% 的消费者会优先考虑可靠的本地访问。 |
| 容量与定期备份 | 将照片库大小和预期增长情况与硬盘容量进行比较，并确认接口以及定期备份的运行方式。 | 随着照片库不断增大，我需要一份可以持续更新的独立副本，而不是偶尔手动传输。约 27% 的消费者会将容量和定期备份作为首要考虑因素。 |
| 恢复文件 | 确认如何找回文件和旧版本，包括任何保留期限限制。先尝试恢复一个小文件。 | 如果文件被删除或电脑发生故障，我需要找回正确的副本；约 20% 的消费者最看重文件恢复。 |
| 访问权限与账户连续性 | 了解跨设备访问方式、账户恢复方法、隐私设置和订阅条款。 | 我希望能通过多台设备访问文件，同时确保不会失去文件所在账户的使用权限。约 20% 的消费者会优先考虑账户连续性和长期使用条款。 |
备份时应避免的常见错误
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误以为云文件夹中的文件就在本地
Microsoft 支持说明，OneDrive 中仅联机的文件无法离线打开。Google Drive 帮助中心区分了流式文件和镜像到本地的副本；Apple 支持则介绍了如何在 Windows 上将 iCloud Drive 文件固定下载到本地。
先创建一个小型测试文件夹，设置好相应的本地副本选项，并断开网络确认文件可以打开，再转移整个大型照片库。
将更多文件下载到本地会占用电脑的存储空间。
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唯一的备份一直放在电脑旁
外置硬盘或家用网络附加存储可以提供另一个存储位置，但如果两者都在同一地点，它们和电脑仍可能因同一意外而受损或丢失。
请将无法替代的文件单独备份到异地，并确认如何从该备份中恢复文件。
第二个备份位置需要额外容量、设置和持续维护。
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只看容量就选硬盘
硬盘容量足以容纳整个文件库还不够；它还需要能够连接电脑，并且适合您能定期执行的备份流程。Seagate 介绍了特定 Ultra Touch HDD 型号的容量、接口和 Toolkit 支持情况，但并非该系列的所有硬盘都具备相同规格。
请确认具体型号、随附接口、电脑兼容性和备份方式。正式依赖硬盘备份前，先尝试恢复一个测试文件。
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等到无法登录账户时才考虑恢复方案
如果无法重新登录账户，异地备份也可能难以使用。Microsoft 支持介绍了账户恢复代码，Apple 支持则说明符合条件的 Apple 账户可以设置恢复联系人。
趁还能登录时就设置好恢复方式，并将恢复信息与主电脑分开存放。
值得考虑的相关品牌
Microsoft
对于需要选择哪些文件必须保留在电脑上的用户，OneDrive 是一种云同步方案。
- Microsoft 支持介绍了适用于所选文件和文件夹的“始终保留在此设备上”设置。
- 仅联机的文件无法离线打开。除了本地存储，也要提前规划账户恢复方式。
Google Drive 桌面版支持选择流式访问“我的云端硬盘”文件，或在本地保留镜像副本。
- Google Drive 帮助中心说明，镜像文件会同时保存在电脑和云端。
- 镜像文件会占用本地空间，同步文件的更改也会反映到各个位置。请确认如何恢复旧版本。
Apple
对于以 Apple 设备为主的家庭，如果还需要在 Windows 电脑上保留部分文件，iCloud Drive 也值得考虑。
- Apple 支持介绍了如何在 Windows 版 iCloud 中固定单个 iCloud Drive 文件、文件夹或整个 iCloud 文件夹，确保它们下载到本地。
- 下载的副本会占用本地空间；请确认存储方案，以及设置账户恢复联系人的前提条件。
Seagate
如果您需要一个独立、可直接连接的本地存储位置，可以考虑其外置硬盘。
- Seagate 列出了采用 USB 3.0 接口的 Ultra Touch HDD 型号，并介绍了该系列产品对 Toolkit 自动备份的支持。
- 请确认具体硬盘的容量、接口和软件支持情况；连接在电脑上的单块硬盘不等于异地备份。
Synology
如果多台设备需要一个集中管理的本地备份位置，可以考虑其网络附加存储设备和备份工具。
- Synology 介绍了 Hyper Backup 支持的备份位置，包括本地设备、外接设备、远程 NAS 和部分云端位置，同时还提供版本管理选项。
- 合适的配置需要持续管理；请确认设备兼容性，以及所选云端位置的相关条件。
Joybuy 外置硬盘推荐
这些便携式硬盘可以作为照片和个人文件的独立本地存储位置。请根据电脑和文件库的需求选择合适的产品，再设置定期备份并测试文件恢复。与电脑放在同一地点的硬盘无法替代异地副本。
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Western Digital My Passport 2TB 便携式硬盘，黑色
可作为电脑照片和文件库的独立本地存储位置。
2TB 便携式外置硬盘。请确认备份软件、电脑兼容性以及适用于您设备的恢复步骤。
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Samsung MU-PE1T0S 1TB USB Type-C 固态硬盘，黑色
可作为存放所选照片和文件的便携式本地位置。
1TB 固态硬盘，产品名称标注支持 USB Type-C 和 USB 3.2 Gen 2（3.1 Gen 2）。请确认设备接口，以及计划采用的备份和恢复方式。
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Western Digital My Passport Ultra for Mac 5TB 硬盘，银色
如果您的照片库主要存放在 Mac 上，可以考虑将其作为本地备份位置。
5TB 便携式外置硬盘。使用前请确认接口、操作系统要求、备份软件和恢复流程。
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SanDisk Portable SSD 2TB
可作为所选文件独立副本的便携式本地存储位置。
2TB 固态硬盘。请确认接口和电脑兼容性，再选择并测试备份与恢复流程。
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Western Digital Elements Portable 4TB 硬盘，黑色
可作为不断增长的照片和文件库的独立本地存储位置。
4TB 便携式硬盘；产品名称标注支持 USB 3.0。设置定期备份前，请确认电脑接口兼容性，以及操作系统是否要求重新格式化硬盘。
关于本地副本和备份的常见问题
如何确保云端文件保留在电脑上？
使用服务中明确的文件下载设置，然后离线测试文件。Microsoft 支持介绍了 OneDrive 的“始终保留在此设备上”选项；Google Drive 帮助中心说明，镜像模式会将“我的云端硬盘”文件保留在本地；Apple 支持则介绍了如何在 Windows 上固定下载 iCloud Drive 文件或文件夹。请为所有希望保留在本地的文件预留足够的电脑存储空间。
云同步能作为独立备份吗？
不一定：同步的更改可能同时影响电脑和云端副本。如果您需要在误操作或文件删除后恢复数据，请设置一个单独管理的备份位置，并确认其版本保留规则和文件恢复方式。
设置好备份后，应该测试什么？
从指定的备份位置恢复一个小文件到其他文件夹，并确认文件能够正常打开。如果您也将云端文件保留在本地，请断开网络，确认重要文件仍能在电脑上打开。
如何为无法访问云账户做好准备？
提前设置服务提供商的账户恢复方式，并将所需信息存放在主电脑以外的位置。Microsoft 支持介绍了账户恢复代码；Apple 支持说明，符合条件的 Apple 账户可以使用可信恢复联系人，但需满足设备和联系人相关要求。